Bail commercial : comment fonctionnent les charges et la taxe foncière ?
Depuis la loi Pinel, la refacturation des charges et des impôts au locataire commercial obéit à des règles strictes. Ce que le bailleur peut, et ne peut pas, faire payer.
Dans un bail commercial, le loyer n’est qu’une partie de ce que paie le locataire. Les charges, les impôts et les taxes refacturés représentent souvent une somme importante, et sont la première source de désaccord entre bailleurs et preneurs. Depuis la loi du 18 juin 2014, dite loi Pinel, et son décret d’application du 3 novembre 2014, le Code de commerce encadre précisément ce que le propriétaire peut mettre à la charge de son locataire.
Le principe : rien n’est refacturable sans clause
En matière commerciale, les parties sont en principe libres de répartir les charges. Mais cette liberté a deux limites :
- une charge, un impôt ou une taxe ne peut être refacturé que si le bail le prévoit expressément ;
- certaines dépenses ne peuvent jamais être mises à la charge du locataire, quelle que soit la rédaction du bail.
Dans le doute, les clauses de charges s’interprètent strictement : ce qui n’est pas clairement prévu reste à la charge du bailleur.
L’inventaire obligatoire des charges
L’article L145-40-2 du Code de commerce impose que tout bail commercial comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l’indication de leur répartition entre bailleur et locataire. Cet inventaire est annexé au bail.
Une formule générale du type « toutes charges, impôts et taxes afférents aux locaux » ne suffit plus pour les baux conclus ou renouvelés depuis l’entrée en vigueur de la réforme.
Ce qui ne peut jamais être refacturé
L’article R145-35 du Code de commerce dresse la liste des dépenses non imputables au locataire, pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014 :
- Les grosses réparations mentionnées à l’article 606 du Code civil (gros murs, voûtes, rétablissement des poutres et des couvertures entières, digues, murs de soutènement et de clôture), ainsi que les honoraires liés à leur réalisation ;
- Les travaux de remise en état liés à la vétusté ou de mise en conformité avec la réglementation, lorsqu’ils relèvent des grosses réparations ;
- Les impôts dont le bailleur est le redevable légal, notamment la contribution économique territoriale, à l’exception de la taxe foncière et des taxes additionnelles, ainsi que des impôts liés à l’usage du local ou à un service dont le locataire bénéficie ;
- Les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l’immeuble ;
- Les charges relatives aux locaux vacants ou imputables à d’autres locataires, dans un ensemble immobilier.
La taxe foncière : refacturable, sous conditions
La taxe foncière sur les propriétés bâties est due par le propriétaire auprès de l’administration fiscale. Mais l’article R145-35 l’excepte expressément de l’interdiction : elle peut donc être refacturée au locataire si le bail le prévoit. Il en va de même pour la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, liée à un service dont bénéficie l’occupant.
En pratique :
- la refacturation doit figurer dans l’inventaire des charges et taxes ;
- dans un immeuble comprenant plusieurs locaux, la taxe est répartie selon la clé prévue au bail ;
- le bailleur doit pouvoir produire l’avis d’imposition à l’appui de la refacturation.
Une taxe foncière refacturée reste un coût d’occupation pour le locataire. Si son montant paraît disproportionné, il peut être utile de faire vérifier la valeur locative retenue par l’administration : c’est le métier d’Optima Foncier, société de notre groupe.
L’état récapitulatif annuel
Le bailleur doit communiquer au locataire, au plus tard le 30 septembre de l’année suivant l’exercice concerné, un état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges (article R145-36 du Code de commerce). Pour un immeuble en copropriété, ce délai court à compter de la reddition des charges de copropriété.
Le bailleur communique, à la demande du locataire, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances.
Les travaux : l’état prévisionnel triennal
Lors de la conclusion du bail, puis tous les trois ans, le bailleur communique au locataire :
- un état prévisionnel des travaux qu’il envisage de réaliser dans les trois années suivantes, avec un budget prévisionnel ;
- un état récapitulatif des travaux réalisés au cours des trois années précédentes, avec leur coût.
Ces documents permettent au locataire d’anticiper les dépenses qui pourraient lui être refacturées dans le respect de l’inventaire.
La répartition dans un ensemble immobilier
Dans un immeuble ou un centre comprenant plusieurs locataires, le bail précise la répartition des charges entre les différents occupants, en fonction de la surface exploitée. Le montant des charges imputables à un locataire peut être pondéré ; la règle de répartition doit être connue de chacun. Les charges correspondant aux locaux vacants restent à la charge du bailleur.
Les erreurs les plus fréquentes
- Refacturer des honoraires de gestion locative au preneur.
- Faire payer au locataire la réfection d’une toiture entière.
- Oublier l’état récapitulatif annuel, ou le transmettre sans justificatifs.
- Répartir les charges d’un local vide entre les autres locataires.
- Appliquer à un bail renouvelé récemment une clause de charges rédigée avant 2014, sans l’avoir mise en conformité.
Ces erreurs exposent le bailleur à des demandes de remboursement. La prescription en matière de bail commercial étant en principe de cinq ans pour les actions en répétition de charges, les sommes en jeu peuvent être importantes.
En résumé
Le bail commercial permet de refacturer de nombreuses charges ainsi que la taxe foncière, à condition de les inscrire dans un inventaire précis, de respecter les exclusions légales et de rendre des comptes chaque année. C’est l’une des missions centrales de notre gestion de locaux commerciaux.
Sources
Questions fréquentes
Mon bail date de 2010 : les règles de la loi Pinel s’appliquent-elles ?
L’article R145-35 s’applique aux baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014. Un bail de 2010 non encore renouvelé reste régi par ses clauses, interprétées strictement. Lors de son renouvellement, il devra respecter les nouvelles règles.
Le locataire peut-il contester une régularisation de charges ?
Oui. Il peut demander les justificatifs et contester les sommes qui ne reposent pas sur une clause du bail ou qui relèvent des dépenses non imputables.
La TVA s’applique-t-elle à la taxe foncière refacturée ?
Lorsque le loyer est soumis à la TVA, la taxe foncière refacturée au locataire suit en principe le même régime, car elle constitue un complément de loyer. Votre expert-comptable confirmera le traitement adapté à votre situation.