Confier un appartement déjà loué à un administrateur de biens

Beaucoup de propriétaires pensent qu’il faut attendre le départ du locataire pour confier leur logement à une agence. C’est inutile : la gestion peut être reprise à tout moment, sans toucher au bail en cours. Le locataire garde exactement les mêmes droits et obligations ; seul l’interlocuteur change.

Deux situations de départ

Vous gérez vous-même

Vous signez un mandat de gestion avec l’administrateur de biens, vous lui transmettez le dossier, et il prend le relais à la date convenue, souvent le premier jour d’un mois pour simplifier les comptes.

Votre bien est géré par une autre agence

Il faut d’abord résilier le mandat en cours, selon les conditions et le préavis qu’il prévoit. Lisez la clause de résiliation : elle fixe la forme (souvent une lettre recommandée) et le délai. La nouvelle agence peut vous aider à préparer ce courrier et organisera ensuite la transmission du dossier avec l’ancienne.

Les documents à rassembler

• le bail signé et ses avenants ;
• l’état des lieux d’entrée et, pour un meublé, l’inventaire du mobilier ;
• les diagnostics remis au locataire (DPE, électricité, gaz, risques, plomb le cas échéant) ;
• le montant et la preuve de versement du dépôt de garantie ;
• l’historique des paiements des derniers mois ;
• le dernier décompte de charges et les justificatifs de copropriété ;
• l’attestation d’assurance habitation du locataire ;
• l’acte de caution éventuel et les coordonnées du garant.

Si un document manque, ce n’est pas bloquant : le gestionnaire vous dira lesquels régulariser.

L’audit de reprise

C’est l’étape qui fait souvent gagner de l’argent. Le gestionnaire vérifie notamment :

• la révision du loyer : a-t-elle été appliquée chaque année selon l’IRL ? Au-delà d’un an de retard, les sommes de la période écoulée sont définitivement perdues, mais la révision peut toujours être demandée pour l’avenir ;
• la régularisation des charges : a-t-elle été faite ? Les sommes non réclamées se prescrivent par trois ans ;
• la performance énergétique : un logement classé F ou G ne peut plus voir son loyer augmenter, et il faudra anticiper des travaux avant toute relocation ;
• l’assurance du locataire : est-elle à jour ?
• les éventuels impayés : montant, ancienneté, échanges avec le locataire.

Le transfert des fonds

Le dépôt de garantie appartient au locataire et devra lui être restitué à son départ. Lors d’un changement d’agence, l’ancien gestionnaire le reverse au nouveau, ou au propriétaire, qui le confie alors au nouveau gestionnaire. Ces sommes sont ensuite détenues sous la protection de la garantie financière de l’agence.

L’information du locataire

Le nouveau gestionnaire écrit au locataire pour lui indiquer :

• la date à partir de laquelle il doit payer au nouveau gestionnaire ;
• les nouvelles coordonnées bancaires ;
• l’interlocuteur à contacter pour toute demande.

Le locataire n’a rien à signer : son bail continue.

Combien de temps ça prend ?

Si vous gérez vous-même, deux à trois semaines suffisent en général entre la signature du mandat et le premier loyer encaissé par l’agence. En cas de changement d’agence, il faut ajouter le préavis prévu par l’ancien mandat.

En résumé

Confier un logement déjà loué ne change rien pour le locataire et peut se faire à tout moment. La reprise est l’occasion de vérifier que tout est en ordre : révision du loyer, charges, diagnostics, assurance. Pour en parler, décrivez-nous votre bien ou consultez notre page gestion locative de logements à Tours.